Yirmi yıl önce, Erin O'Hara Meyer sekreter olarak çalışıyordu, kendisinden sabah kahvesini hazırlamasını, tüm randevularını planlamasını ve çamaşırlarını kurutmasını isteyen talepkar bir patrona ayak uydurmak için elinden geldiğince hızlı bir şekilde yazı yazıyordu. temizleyiciler.


Bu günlerde, O'Hara Meyer, idari profesyonellerin kişisel ve mesleki gelişimi konusunda uzmanlaşmış, ülke çapında bir eğitim ve danışmanlık firması olan İdari Mükemmellik'in başkanıdır. Bir zamanlar, tüm idari/destek uzmanları sekreter olarak adlandırılacaktı ve en deneyimliler bile tipik olarak liderlik rollerinin dışında tutuldu. Ancak şimdi ortam değişti ve deneyimli idari profesyoneller, şirketi devam ettirmek için ne gerekiyorsa onu yapan ofis yöneticileri olabilir. Her işveren için tam iş tanımı değişse de, görevler arasında en son yazılım programlarında personel eğitimi, mülakatlar yapmak veya çalışanları işten çıkarmak, bütçeyi dengelemek ve bordro görevlerini yerine getirmek yer alabilir.

O'Hara Meyer, 'Uzun bir yol kat ettik' diyor. 'Ve biz hala gelişiyoruz, hala değişiyoruz, ancak kurumsal dünya değiştikçe roller ve görevler de değişiyor.'

'Ofis yöneticileri çoğu zaman kişisel olduğu kadar profesyonel birçok konuda başvurulacak kişidir' diyor. 'Bir OM'nin danışman, süpervizör, akıl hocası, ebeveyn ve Ann Landers'ın hepsinin bir arada olması alışılmadık bir şey değil. OM'ler, işleri işin neredeyse her yönüne dokunduğu için en kritik ve görünür çalışanlardan biridir. Bu nedenle, çoğu zaman sadece çabalarıyla örgütün havasını ve kültürünü belirlerler.'

The Hiring Experts'in sahipleri olan Marni Hockenberg ve Lissa Weimelt de bu işteki 25 yıllık süreçte evrimi gördüler.


Hockenberg, 'Ofis yöneticisi rolü önemli ölçüde değişti' diyor. 'Görevlerin habercisi ve denetçisi olma günleri geride kaldı. Bugünün ofis yöneticisi bir gelir üreticisi gibi düşünmeli ve hareket etmelidir. Etkili bir ofis yöneticisinin yönetim ekibiyle sıkı bir şekilde uyumlu olması, ancak astlarının fikir ve önerilerini duymak için ulaşılabilir olması gerekir. Bilgi toplamak, çözüm üretmek, eylem planları sunmak ve uygulamak, bir ofis yöneticisinin sürekli olarak göstermesi gereken becerilerdir.'

İstenen yetenekler


Ofis yöneticileri birçok işletmede ayrılmaz bir rol oynamaktadır. Weimelt, ofis yöneticilerinin günümüz şirketlerini yöneten yöneticilerle ortak olmak için 'düşünmesi' gerektiğini söylüyor.

'Büro yöneticisinin değeri, maliyet tasarrufu sağlayan, karı artıran, müşterilere doğrudan yardımcı olan veya çalışanları şirket karlarını artırmaya motive eden fikirleridir' diyor.


Profesyonel Ofis Yöneticileri Derneği'nin genel müdürü Jim Lynch, aşağıdaki özelliklerin başarılı bir ofis yöneticisi olmanın anahtarı olduğunu söylüyor:

  • Mevcut Teknik Programlarda Yeterlilik:Buna MS Word, Excel, Access, Web yönetimi vb. dahildir. Gelişmiş telefon sistemlerini, kopyalama merkezlerini ve ekipmanlarını, faks yazılımlarını, bilgisayar yedeklerini, cep telefonlarını ve PDA'ları anlamak da önemlidir.
  • İnsan Kaynakları Bilgisi:Bu, ofis yöneticilerinin yasalara, düzenlemelere, güvenlik ve/veya sektör şartlarına uyması gereken ve birçok çalışan için görüşme sürecindeki ilk durak olabileceği küçük veya gelişmekte olan ofislerde özellikle önemlidir.
  • Proje Yönetim Becerileri:Ofis tasarımı veya ofis taşıma gibi özel projeleri yönetebilme becerisi bir zorunluluktur. Ofis yöneticisi, bu tür projelerin tüm yönlerini bilen tek kişi olabilir, bu da onun maliyet tasarruflarını belirlemesine ve diğer çalışanlara yönelik kesintileri en aza indirmesine olanak tanır.

Başka Bir Adla Bir Ofis Yöneticisi

Lynch, görevler gelişirken ve iş tanımları değişirken, bu pozisyonlar için unvanlar, organizasyonun türüne bağlı olarak büyük ölçüde değişiklik gösteriyor, diyor Lynch.

Lynch, 'Ayrı insan kaynakları, bilgi teknolojisi ve müteahhitlik departmanlarına sahip olacak kadar büyük olmayan küçük ve orta ölçekli ofislerde genellikle ofis yönetiminden sorumlu biri olacaktır' diyor. 'Ofis yönetimi geniş bir iş sınıflandırmasıdır ve bazı küçük ofisler, bir ofis yöneticisinin görevlerini çok sayıda idari personel arasında bölebilir. 'Ofis yöneticisi' unvanı, şirketten şirkete tek tip değildir.'


Bu rolün unvanları arasında yönetim uzmanı, idari hizmetler yöneticisi ve operasyonlardan sorumlu başkan yardımcısı bulunur.

Daha fazla bilgi

Ofis yöneticisi kariyerleri hakkında daha fazla bilgi edinmek için bu Web sitelerine göz atın:

İdari kariyerinizi ilerletmenize yardımcı olacak daha fazla bilgi ve ipucu için yönetici profesyonellerine yönelik tüm tavsiyelerimize bakın.